Nou listat in Selgros, Metro sau Carrefour

M-am listat in Selgros sau in Carrefour; am negociat si am vazut ziua in care produsele mele au ajuns pe raftul pe care le-am visat dintotdeauna.

Dar ce faci cand vezi ca vanzarile din prima luna (umplerea rafturilor), care te-au bucurat in momentul respectiv, nu se pastreaza in a doua luna? Ba mai mult, scad sub jumatate, urmand un solid trend descendent in perioada urmatoare? Normal, incepi vizitele in cateva magazine – sa vezi ce se intampla – si afli cu stupoare ca produsele tale nu mai sunt la raft. Sau sunt, dar fara preturi afisate si ascunse dupa munti de produse ale concurentei. Si iti dai seama ca infailibilul sistem de organizare al lanturilor de magazine este extrem de vulnerabil si ca asta va duce incet, dar sigur spre situatia in care vei avea taxe de platit fara a vinde insa mare lucru. Si colac peste pupaza, se mai apropie si termenul de expirare al produselor deja livrate.

Toate acestea pentru ca listarea intr-un International Key Account (cum sunt numite aceste lanturi de retail in multinationale) nu este un succes in sine, ci deschide o noua lista de actiuni indispensabile vanzarii – si ca depinde de cum gestionezi aceste situatii ca sa transformi listarea intr-un succes rasunator / sau intr-o dezamagire platita cu bani grei. Iar solutiile prezentate de buyer pentru aceste situatii vor fi: revista, sampling sau promotie – care sunt destinate sa le aduca lor mai multi bani, nu neaparat sa vanda mai mult in contextul in care produsul nu e expus la raft.

Deci cum fac sa imi mentin sau chiar sa cresc vanzarile intr-un retailer international (fie el Selgros, Metro, Carrefour, Cora sau Kaufland?).

Premise de plecare:

– oamenii cu care ai negociat in centrala si oameni din magazine sunt diferiti, platiti diferit si cu interese diferite; iar ca principiu general, comunicarea dintre ei este (voit sau intamplator) destul de ineficienta.

– produsul tau nu este primul produs al categoriei in magazinul respectiv; esti nou-venit intre niste produse care au traditie, relatie si mai mult decat orice – spatiu stabil la raft; in plus, concurenta nu priveste de obicei cu ochi buni aparitia unui nou pretendent la spatiul de raft.

– vanzarea intr-un lant de magazine cu autoservire este puternic dependenta de vizibilitatea si aranjarea produselor la raft; noua realitate este ca nu va fi nimeni la raft care sa iti recomande produsele, ca in comertul traditional; trebuie sa iti cunosti piata, clientii, preferintele lor, concurenta, modul in care actioneaza aceasta si sa stii exact de ce, de catre cine si cum se va cumpara produsul tau de la raft.

Prioritati pe care le recomand:

– evalueaza situatia concurentiala si aduna cat mai multe informatii despre vanzarile magazinelor.

– stabileste cum doresti sa arate produsele tale la raft – astfel incat sa iti maximizeze vanzarea si sa creeze capital de imagine, totul cu un nivel rezonabil de stabilitate in timp

– pune pe hartie elementele cheie indispensabile pentru vanzare: respectare spatiu de expunere marfa fata de concurenta, expunerea corecta a reperelor in cadrul gamei proprii, preturi afisate, plasari suplimentare implementate sau dezirabile etc.

– pentru implementarea celor stabilite mai sus va trebui sa vizitezi magazinele; in functie de produs si de forta afacerii, exista doua metode de baza: forta proprie de merchandising sau „inchirierea” merchandisingului de la o firma care se ocupa de asa ceva; sunt multe plusuri si minusuri – cele mai multe nu foarte evidente; personal sunt adeptul fortei proprii de merchandising, pentru ca pe langa aranjarea produselor la raft ai cateva beneficii suplimentare; dar depinde.

– ia in calcul controlul periodic al activitatii de merchandising si in paralel preluarea regulata a informatiilor din teren – pentru a servi negocierilor ulterioare in centrala, care vor fi din ce in ce mai dure.

Dupa ce sunt puse la punct toate cele de mai sus incepe de fapt vanzarea si ne putem gandi la rafinamente: pachete promo, gratuitati, sampling, degustari si altele.

Succes!

Hotel management software (1)

Tema: doresc un program de calculator pentru hotelul meu. Mi-am construit un hotel si am auzit ca e bine sa am un program care sa imi faca rezervarile. Ar fi interesant sa imi gestioneze si accesul in camere (sistemul de incuietori pe baza de cartela), dar si sistemul de rezervari si fluxul de numerar. Si ideal ar fi sa imi garanteze controlul asupra resurselor hotelului, eu fiind nou in bransa (pana acum am facut alte afaceri), dar cunoscand potentialul de frauda pe care il are la dispozitie personalul hotelier. Cum facem?

Sunt cateva reguli de urmat in achizitia unui program de calculator care gestioneaza un anumit segment de activitate. Nu neaparat un software de management hotelier. Poate fi un ERP sau un SFA sau un CRM (imi plac acronimele) sau orice alt software. Regulile sunt valabile pentru orice program si pentru orice activitate, dar exemplul hotelier imi este mai proaspat in memorie.

In primul rand, ocupa-te personal, in calitate de proprietar al afacerii. Stiu, probabil esti un om de actiune si iti place sa rezolvi problemele la fata locului. Fara prea multe discutii, operativ si eficient. Te ocupi de aspectele „grele” ale afacerii – constructia, amenajarile, achizitiile. Bani multi, responsabilitate mare, iar oamenii trebuie pusi la treaba. In plus, ideea de a evalua un program de calculator este de natura sa sperie pe multi oameni de actiune, care nu au avut multe in comun cu acest gen de activitate pana acum. Dar e important de constientizat ca software-ul achizitionat, pe langa faptul ca reprezinta o investitie importanta la randul ei, va fi baza pe care functioneaza afacerea. Poate sa faca diferenta intre organizare si haos si in cele din urma, intre profit si pierdere.

Riscul alegerii gresite a echipei de selectie si implementare a programului este major. Majoritatea proprietarilor afacerilor care lasa nesupravegheat procesul de evaluare, selectie si implementare a unui software ajung in cele din urma sa fie extrem de nemultumiti de alegerea facuta. Si cei mai multi decid achizitia unui alt program sau pur si simplu renuntarea la utilizare…

Se intampla ca programul sa nu poata tine pasul cu directiile de dezvoltare a afacerii si sa fie in foarte scurt timp depasit (deschid, pe langa hotel, un bar si un restaurant).

Se intampla ca programul sa nu poata fi folosit pentru ca functioneaza dupa niste proceduri care pur si simplu nu se potrivesc cu organizarea actuala a afacerii.

Se intampla ca organizatia sa nu foloseasca programul, pentru ca nimeni nu il intelege suficient si il considera prea complex.

Se intampla ca organizatia sa foloseasca programul, dar managementul sa fie nemultumit de modul in care se desfasoara procesele in program (posibilitatile de control, nivelul de detaliere al facturii sau modul de integrare a mesei in serviciile hoteliere sunt doar cateva exemple posibile).

Se intampla ca managerul sa nu poata extrage datele pe care le considera importante (venituri, grad de ocupare, sursa clientilor etc.). Si asa mai departe.

Pe scurt, exista un numar nelimitat de cai de a da gres cu o astfel de implementare si doar o cale de a reusi. Si e nevoie de un efort mai mare decat te-ai astepta initial, in momentul deciziei unei astfel de implementari.

Revin cu detalii.

Agentul de vanzari – sistemul de salarizare

Una din intrebarile la care doreste neaparat raspunsuri o companie care isi infiinteaza un compartiment de vanzari este „cum calculez salariul agentilor de vanzari”? Toata lumea a auzit de comisioane, dar cat trebuie sa fie acestea? Comision din vanzare sau din incasare? Cum calculez importanta discounturilor acordate? Cat trebuie sa fie ponderea intre salariul fix si comision? Care este un nivel salarial interesant pentru un om de vanzari?

Inainte de a raspunde la aceste intrebari trebuie sa facem o analiza foarte clara a ce vrem sa vindem, care este piata pe care actionam, care este concurenta, ce tehnici de vanzare utilizeaza si nu in ultimul rand ce are compania de oferit unui agent de vanzari, in afara de salariu.

Daca, spre exemplu, avem un sistem de organizare extrem de bine pus la punct. Stim exact profilul angajatului de care avem nevoie pentru a ne vinde produsele si cum sa il alegem din multi candidati. Stim care va fi programul lui de adaptare in companie, ce are de invatat, cum va invata si cum ii vom evalua nivelul de cunostinte. Avem pregatit un program de inductie in care sa deprinda de la colegii sai si abilitatile necesare activitatii, in completarea cunostintelor. Ii putem preda o zona sau un set de clienti foarte clar definit, cu un ruting rigid si un sistem de control care evalueaza activitatea in fiecare minut. Exista obiective clare pentru fiecare si omul nostru stie exact ce are de facut (si daca nu a inteles din prima ce are de facut nu au cum sa treaca mai mult de 24 de ore pana sa ne dam seama de disfunctionalitate). Avem posibilitatea de a oferi solutii in orice situatie de vanzare care poate fi anticipata, in cazul in care omul de vanzari nu poate sa aduca performanta dorita. Daca nu poate, il ajutam. Sistemul de urmarire zilnica a activitatii si modul in care sunt planificate interactiunile in companie exclud orice posibilitate de frauda sau de indisciplina. Instrumentele de evaluare periodica a angajatului si a rezultatelor acestuia depasesc analiza rece a cifrelor, continand segmente de evaluare directa a activitatii la clienti si evaluari de tip 360° in cadrul companiei.

In cazul de mai sus putem sa ii stabilim cu incredere si un salariu fix. Sau oricum, cu o pondere mica a comisionului. Pentru ca vom sti clar care ii sunt responsabilitatile, cat timp trebuie sa le aloce, cat de dificila este munca si cat poate sa vanda. Ne-am asigurat ca avem omul potrivit, constiincios si harnic, cu toate abilitatile necesare postului. Este suficient sa ii oferim stabilitatea financiara a unui salariu fix negociabil periodic pe baza de indicatori de eficienta si omul isi va face treaba in cadrul sistemului.

Ce facem daca nu avem nimic organizat? Atunci de fapt avem nevoie de un agent care, independent si inovator, sa poata sa isi desfasoare activitatea fara prea multa supraveghere si coordonare. Autodidact si care se pune singur in miscare. Un spirit de antreprenor.

Si niciun salariu fix. Sau o pondere foarte mica a salariului fix. Un astfel de om va fi motivat de venituri intotdeauna in crestere, va gasi intotdeauna solutii de a-si completa veniturile. Banii sunt extrem de importanti. Si daca pentru asta trebuie sa creasca vanzarile, o va face. Salariul fix va fi minim, deoarece si nivelul de confort trebuie sa fie minim. In acest caz e nevoie de agitatie, nu de confort. Comisionul trebuie sa fie generos si sa asigure un raport excelent de crestere a venitului in raport cu cresterea vanzarilor. Vinde dublu, castiga dublu. Altfel initiativa noului nostru agent de vanzari va ricosa in vanzari de produse complementare sau in alte activitati care ii completeaza mai eficient venitul decat ceea ce oferim noi.

Personal ineficient

Este problema multor afaceri romanesti astazi. Cum se masoara eficienta angajatilor la nivelul unei organizatii? Simplu: cifra de afaceri pe angajat, de exemplu. Sau profitul pe angajat. Consecintele imediate ale eficientei slabe sunt evidente – salarii mici, mediu de lucru plin de oameni nemultumiti si demotivati, implicare redusa, diminuarea si mai accentuata a eficientei personalului, in cele din urma periclitarea stabilitatii afacerii pe termen lung.

Majoritatea managerilor ar trebui sa sesizeze scaderea eficientei la nivelul personalului, deoarece indicatorii pe care se bazeaza (cifra de afaceri, profitul si numarul de angajati) fac parte din setul de indicatori esentiali ai companiei. Nicio fluctuatie nu ramane neobservata in conditii normale. Cu toate acestea, nu sunt multe companiile care sesizeaza acest fenomen si care reusesc sa restabileasca la timp eficienta angajatilor.

Cum apar angajatii ineficienti? In general dintr-o insuficienta organizare a activitatii in general si a resurselor umane in special. Este foarte probabil sa apara dificultati la companiile mici care, prin munca si profitand de un context economic favorabil, reusesc sa depaseasca limita celor 3 ani de la infiintare (cand statistic, cele mai multe afaceri falimenteaza) si se aseaza pe o traiectorie ascendenta solida. Pare poate ciudat la prima vedere, dar cresterea companiei reprezinta principala amenintare si in general se constituie in principala cauza a scaderii eficientei personalului.

In general, firmele mici sunt initiate si conduse de proprietarul afacerii. Implicare si motivare maxima, dorinta de succes, ambitie, putere de decizie discretionara. In primii ani el insusi va participa la selectia de personal, va initia vanzarile, va tine contactul cu clientii, va controla activitatea de productie si activitatea logistica.  Isi va alege oameni care impartasesc aceleasi idealuri cu el, ii va forma si vor functiona ca o mica familie; toti dedicati unui singur scop – cresterea afacerii. Si ca intr-o familie, vor trece impreuna peste momentele grele, fiind pe de alta parte toti recompensati in momentele bune. Patronul afacerii va avea direct grija de toate aspectele acestea. Fluctuatia de personal este redusa, iar fiecare om stie exact ce are de facut direct de la proprietarul afacerii. Fiecare activitate este supravegheata, fiecare ban cheltuit cumpatat. Nimic nu este scris, insa totul este inteles de toata lumea.

Daca lucrurile merg bine in continuare firma va creste, iar proprietarul afacerii se va gasi, fara a simti neaparat acest lucru, din ce in ce mai putin implicat in relatii directe cu angajatii. Echipa cu care a pornit la drum este inca acolo, insa fiecare are un departament propriu de condus. Apar niveluri intermediare in structura organizationala. Angajarile se fac de catre persoane diferite, dupa principii diferite. Nu exista un sistem de evaluare si nu intotdeauna angajatul performant va fi rasplatit. In aceeasi masura angajatul neperformant se va putea ascunde in norul de confuzie care se creeaza. Impartirea atributiilor devine in timp neclara si conlucrarea intre compartimente dificila. Apare fenomentul „pasarii” responsabilitatilor. Apar problemele.

La inceput insa problemele nu afecteaza cresterea companiei, deci pot trece neobservate. Si vor trece neobservate, in majoritatea cazurilor. Cand rezultatele devin vizibile, de obicei problemele sunt generalizate la nivelul organizatiei:  cifra de afaceri stagnanta sau in scadere; disfunctionalitati la nivelul compartimentelor; dificultati serioase in implementarea proiectelor noi; clienti nemultumiti; personal nemultumit; in consecinta fluctuatie mare atat de clienti cat si de personal; si multe altele.

Care sunt reactiile multor manageri la aceste probleme? Din pacate primul reflex este de a nega problemele.

<Avem un sistem functional, l-am pus eu insumi la punct; oamenii sunt probabil slabi>

Negarea problemelor nu face decat sa tergiverseze rezolvarea lor, accentuandu-le. Patronul se afla intr-un moment de cumpana si va intelege ca mentinerea companiei pe aceleasi principii de functionare va duce la limitarea sau chiar disparitia afacerii pe termen lung.  Ori restrange activitatea firmei si ramane implicat la nivel de fiecare angajat, ori alege varianta de crestere si incepe un amplu proces de organizare a activitatii.

Iar alegerea depinde integral de proprietarul afacerii: doreste reintoarcerea la atmosfera de familie, la exercitarea directa a controlului asupra tuturor aspectelor activitatii  (limitand insa, desigur, potentialul de crestere si legand din nou destinul companiei de propria existenta)? sau prefera anevoiosul proces de organizare, nefamiliar, foarte rigid de multe ori, insa care bine facut va asigura dezvoltarea independenta a afacerii pe termen lung?

Watumi – idee, organizare, promovare

Festival & Fringe.

O idee excelenta. Sa scoatem din amorteala culturala Brasovul. Oras destul de frumos de altfel, intersectie de drumuri comerciale, obiectiv turistic, absorbit prea mult de propria importanta totusi si atins prea putin de evenimente culturale. Un festival cultural la Brasov.

Sa vina zeci de artisti la Brasov: teatru, muzica, arta urbana, artizanat, expozitii de fotografie si pictura. Sa scoatem arta in strada, sa ocupam barurile cu manifestari artistice, sa rasune strazile de entuziasm si focuri de artificii. Peste 250 de artisti, munca organizatorica asidua saptamani la rand, un plan si un pliant de festival extrem de generoase in evenimente.

Care au fost rezultatele? Paula Seling a plecat dupa ce  a interpretat 2 melodii, pentru ca era practic singura pe stadionul Liceului Sportiv. La stand-up comedy in Tequilla erau 15 oameni . Iar sambata seara, la marele concert Suie Paparude, nimeni. Gol-golut. Nu am mai vazut asa ceva – doar cativa oameni in afara gardului stadionului, privind curiosi spre scena.

Desigur, au fost si evenimente cu participare numeroasa. Teatru de improvizatie in Deanes. Plin de lume, spontan si amuzant. Si multe altele. Dar de ce nu a fost un succes total?

Problema de context: in acelasi weekend au mai fost doua evenimente culturale majore in zona: Peninsula Tg Mures si festivalul medieval de la Sighisoara. Cand am vazut stadionul gol la Suie mi-am sunat prietenii sa ii intreb ce se intampla. Toti erau la Nine Inch Nails la Mures…

Problema de localizare: Brasov. Brasovul e un oras minunat, dar care nu traieste intens. Si dupa 10 seara nu traieste mai deloc, de fapt. Este un centru universitar mic, aproape nu simti studentii pe strada. Rareori beneficiezi de evenimente culturale si cei mai multi brasoveni sunt inerti la astfel de invitatii. La ora 11:00 seara se inchid majoritatea barurilor si cluburilor in timpul saptamanii – pentru ca numeri pe degete brasovenii care isi pierd serile astfel… Daca mergi zilnic timp de 2 saptamani in orice bar din Centru ii cunostri deja pe toti cei 50 de clienti. Noroc cu turistii – care mai ingroasa randurile celor pusi pe distractie… Ca sa scoti brasovenii din casa trebuie sa ii electrizezi serios. Sa ii sochezi. Sau nu te bazezi pe ei si te promovezi in tara. Pentru ca atunci cand vor veni 10.000 de turisti la Watumi, vor iesi si brasovenii din casa. De curiozitate macar.

Problema de finantare: Watumi a fost un efort de organizare enorm, insa fara a avea asigurate sursele de finantare. Iti asumi un risc important daca pui taxa de intrare la teatru sau la concert, daca taxa respectiva nu e cunoscuta si acceptata in prealabil de vizitatori. Nu s-a comunicat nimic in sensul pretului biletului de intrare – nici macar pe pliantul de festival. Ma asteptam sincer ca fiecare eveniment sa fie gratuit. Nu ar fi fost o problema sa platesc intrare, dar nu ma asteptam la asta. Si am vazut zeci de oameni care s-au intors din drum cand au auzit de bilet de intrare. Cea mai buna solutie este sa pui in vanzare bilete inainte de inceperea festivalului: spectatorii / vizitatorii si-ar fi angajat prezenta prin achizitia de bilet, deci era asigurata o audienta minima; evitai aglomeratia limitand numarul de bilete; iti deschideai variante de promovare („ultimele bilete la Suie Paparude”); toata lumea ar fi stiut ca intrarile se platesc; si nu in ultimul rand – nu o mai chemai pe Paula Seling daca aveai doar 10 bilete vandute.

Problema de organizare: Organizarea s-a facut pe ultima suta de metri, cu un efort supraomenesc. Problemele au fost evidente: pliantul de festival era incomplet (nu se specifica, de exemplu, locul concertelor – unul din motivele pentru care si Paula Seling a cantat singura, probabil); toata lumea se astepta ca scena sa fie in Piata Sfatului – putini s-au aventurat pana la Liceul Sportiv (care e si in afara traseelor de plimbare preferate de turisti). Locatiile in care se desfasurau evenimentele au suferit modificari de ultim moment – care erau scrise cu pixul pe pliant. Nicaieri nu am vazut specificat costul biletului pentru participarea la evenimente. Multe detalii uitate sau probleme rezolvate prea tarziu pentru a mai putea fi comunicate participantilor la festival. Dimensiunile evenimentului i-au coplesit pe organizatori.

Problema de promovare: in functie de targetul de audienta pe care ti-l stabilesti generezi modalitatile optime de promovare. Daca vrei sa aduci elevi si studenti (care sunt in vacanta la data festivalului), incerci sa ii prinzi cat inca mai sunt la scoala. Daca vrei sa scoti din casa oameni care de obicei nu ies in oras, trebuie sa le afli obiceiurile si sa sa le starnesti interesul. Din pacate cateva mii de postere, chiar daca plasate in locuri foarte circulate, nu vor atrage suficient atentia. E doar un poster colorat frumos. Vezi sute de postere pe zi – nici nu le mai bagi in seama. Iar promovarea pe Facebook si pe Blog nu face fata la nivelul unui intreg oras. Cati brasoveni utilizeaza Facebook? Nici macar networkingul, la care Watumistii s-au priceput de minune, nu a fost de ajuns. Ca sa aduni oamenii trebuie sa te plimbi pe strazi, sa intri in casele oamenilor, sa ii scoti din casa, sa ii bombardezi cu entuziasm, cu informatii, sa te duci la locurile lor de munca, sa ii innebunesti in masina sau in autobuz cand fac naveta. Cu saptamani inainte. Cu multe saptamani inainte. Trebuie sa simta tot orasul vibratia unui astfel de eveniment…

Problema meteorologica: si pe de-asupra a mai si plouat weekendul acela.

Sper din toata inima ca insuccesul partial al festivalului nu ii va dezamagi pe organizatori. Sa isi recupereze banii investiti, sa invete din erori si sa avem la anul un Watumi mult mai bine organizat si care sa faca, de data aceasta, orasul sa vibreze cu adevarat. Pentru ca ideea este extraordinara.