Tema: doresc un program de calculator pentru hotelul meu. Mi-am construit un hotel si am auzit ca e bine sa am un program care sa imi faca rezervarile. Ar fi interesant sa imi gestioneze si accesul in camere (sistemul de incuietori pe baza de cartela), dar si sistemul de rezervari si fluxul de numerar. Si ideal ar fi sa imi garanteze controlul asupra resurselor hotelului, eu fiind nou in bransa (pana acum am facut alte afaceri), dar cunoscand potentialul de frauda pe care il are la dispozitie personalul hotelier. Cum facem?

Sunt cateva reguli de urmat in achizitia unui program de calculator care gestioneaza un anumit segment de activitate. Nu neaparat un software de management hotelier. Poate fi un ERP sau un SFA sau un CRM (imi plac acronimele) sau orice alt software. Regulile sunt valabile pentru orice program si pentru orice activitate, dar exemplul hotelier imi este mai proaspat in memorie.

In primul rand, ocupa-te personal, in calitate de proprietar al afacerii. Stiu, probabil esti un om de actiune si iti place sa rezolvi problemele la fata locului. Fara prea multe discutii, operativ si eficient. Te ocupi de aspectele „grele” ale afacerii – constructia, amenajarile, achizitiile. Bani multi, responsabilitate mare, iar oamenii trebuie pusi la treaba. In plus, ideea de a evalua un program de calculator este de natura sa sperie pe multi oameni de actiune, care nu au avut multe in comun cu acest gen de activitate pana acum. Dar e important de constientizat ca software-ul achizitionat, pe langa faptul ca reprezinta o investitie importanta la randul ei, va fi baza pe care functioneaza afacerea. Poate sa faca diferenta intre organizare si haos si in cele din urma, intre profit si pierdere.

Riscul alegerii gresite a echipei de selectie si implementare a programului este major. Majoritatea proprietarilor afacerilor care lasa nesupravegheat procesul de evaluare, selectie si implementare a unui software ajung in cele din urma sa fie extrem de nemultumiti de alegerea facuta. Si cei mai multi decid achizitia unui alt program sau pur si simplu renuntarea la utilizare…

Se intampla ca programul sa nu poata tine pasul cu directiile de dezvoltare a afacerii si sa fie in foarte scurt timp depasit (deschid, pe langa hotel, un bar si un restaurant).

Se intampla ca programul sa nu poata fi folosit pentru ca functioneaza dupa niste proceduri care pur si simplu nu se potrivesc cu organizarea actuala a afacerii.

Se intampla ca organizatia sa nu foloseasca programul, pentru ca nimeni nu il intelege suficient si il considera prea complex.

Se intampla ca organizatia sa foloseasca programul, dar managementul sa fie nemultumit de modul in care se desfasoara procesele in program (posibilitatile de control, nivelul de detaliere al facturii sau modul de integrare a mesei in serviciile hoteliere sunt doar cateva exemple posibile).

Se intampla ca managerul sa nu poata extrage datele pe care le considera importante (venituri, grad de ocupare, sursa clientilor etc.). Si asa mai departe.

Pe scurt, exista un numar nelimitat de cai de a da gres cu o astfel de implementare si doar o cale de a reusi. Si e nevoie de un efort mai mare decat te-ai astepta initial, in momentul deciziei unei astfel de implementari.

Revin cu detalii.