Etichetă / Companie

de Marius Popescu

Organizarea departamentului de marketing: Cum gestionezi coșmarul coordonării freelancerilor în marketing

Coordonarea unei echipe de freelanceri poate deveni rapid un adevărat coșmar pentru un antreprenor care încearcă să își dezvolte afacerea, iar organizarea departamentului de marketing devine esențială în acest proces. În loc să te concentrezi pe strategia generală a afacerii, ajungi să îți consumi majoritatea timpului încercând să aliniezi activitățile freelancerilor și să te asiguri că toate proiectele sunt pe drumul cel bun.

Coordonarea echipei de freelanceri: provocări și soluții

Un client cu care am discutat recent se confrunta exact cu această problemă. Fiind antreprenor, avea o echipă formată din trei freelanceri care se ocupau de conținut și social media, dar fiecare dintre aceștia lucra și pe alte proiecte. Comunicarea era minimă, iar colaborarea dintre freelanceri, destul de fragmentată. În plus, clientul colabora cu o agenție digitală pentru promovarea evenimentelor și pentru campanii de advertising și newslettere. Cu alte cuvinte, nu avea niciun angajat intern dedicat marketingului și era dificil să țină sub control toate aceste resurse externe.

Rezultatul? Dificultăți constante în coordonare, obiective nealiniate și mult timp pierdut în eforturi operaționale. Această situație, destul de frecventă în mediul antreprenorial, arată importanța unei soluții pe termen lung pentru organizarea departamentului de marketing. Dacă nu externalizezi sau nu pregătești o strategie solidă de delegare, afacerea ta poate suferi din lipsă de coerență și, în final, vei pierde controlul.

Posibile soluții pentru organizarea departamentului de marketing

Pentru a scăpa de acest „coșmar” al coordonării freelancerilor și a menține marketingul eficient și sincronizat, există mai multe soluții viabile:

1. Implementarea unui software de team management

Un software de management al echipei poate fi util pe termen scurt. Acesta va ajuta la organizarea task-urilor, monitorizarea progresului și îmbunătățirea comunicării între freelanceri. Totuși, acest tip de soluție este doar o măsură temporară, și nu va rezolva toate problemele pe termen lung.

2. Angajarea unui marketer coordonator (T-shaped marketer)

Una dintre cele mai bune opțiuni, mai ales pentru un antreprenor care se află la început de drum, este angajarea unui T-shaped marketer. Acest tip de profesionist are cunoștințe solide pe mai multe domenii de marketing (cum ar fi content și social media) și poate prelua sarcinile actuale ale freelancerilor. Cu timpul, acest specialist poate ajunge să gestioneze întreaga echipă de marketing, inclusiv relația cu agenția digitală.

Un T-shaped marketer aduce avantajul versatilității, putând să își asume coordonarea activităților de zi cu zi, dar și să contribuie la dezvoltarea strategiei de marketing.

3. Oferirea unui rol de coordonator unuia dintre freelanceri

Dacă echipa actuală de freelanceri este deja bine stabilită și lucrează eficient, poți lua în considerare oferirea atribuțiilor de coordonare unuia dintre ei. Aceasta poate fi o soluție viabilă, însă necesită o bună încredere și o clară delimitare a responsabilităților, pentru a evita eventualele conflicte sau neînțelegeri.

4. Colaborarea cu un CMO part-time

Un CMO part-time (Chief Marketing Officer, Consultant de marketing, Marketing advisor) poate aduce o viziune strategică mai amplă, fără a impune costuri ridicate pentru un post full-time. Un astfel de specialist va prelua responsabilitățile de coordonare și va optimiza toate procesele din departamentul de marketing, astfel încât freelancerii și agențiile externe să fie integrate eficient.

5. Externalizarea către o agenție de marketing

O altă soluție este încredințarea marketingului către o agenție de marketing externalizat. Aceasta va gestiona atât implementarea activităților de zi cu zi, cât și partea de coordonare, asigurându-se că toate obiectivele sunt aliniate. Agenția va putea aduce în echipă un manager de marketing dedicat, care va coordona toate eforturile de marketing.

Recomandarea mea

Pentru clientul despre care am vorbit anterior, soluția propusă a fost angajarea unui T-shaped marketer. Acesta avea deja experiență în content și social media și în câteva luni a reușit să preia activitățile freelancerilor (mai puțin design și video editing). Pe măsură ce s-a familiarizat cu domeniul și business-ul, a început să preia și contactul cu agenția de digital, coordonând toate activitățile de marketing.

Această abordare nu doar că a adus claritate în procesul de marketing, dar i-a permis antreprenorului să își recapete timpul pentru a se concentra pe alte aspecte operaționale ale afacerii. A fost un pas important pentru organizarea eficientă a departamentului de marketing, pregătind afacerea pentru următoarea etapă de creștere.

Concluzie

Indiferent de soluția aleasă, este esențial să iei măsuri pentru a organiza mai bine marketingul afacerii tale, mai ales dacă lucrezi cu freelanceri. Fie că optezi pentru un software de team management, fie că angajezi un T-shaped marketer sau colaborezi cu o agenție, nu e deloc o idee rea să asiguri o coordonare eficientă și să aliniezi toate obiectivele și eforturile de marketing. Poți să scapi așa de micromanagement și te poți concentra pe strategie și operațional pentru a crește businessul.

de Marius Popescu

Despărțirea de agentul de vânzări

Când angajatul tău, colegul care aduce vânzări, își dă demisia, ești frustrat. Dacă lași frustrarea să se transforme în joc neloial la adresa demisionarului, ai pierdut runda.

În momentul în care un angajat performant și de bună credință demisionează, încearcă să faci astfel ca perioada de preaviz să fie la fel de bună ca cele mai bune zile pe care le-a avut în firma ta. Fără să-l lași să lenevească, fără să exagerezi cu cadouri sau lingușeli. Va pleca cu îndoieli asupra deciziei lui și povestind tuturor cât de bine s-a simțit și ce rezultate bune a avut la tine în firmă.

Impută-i un telefon pentru că are niște zgârieturi pe display, ia-i mașina și obligă-l să vină cu autobuzul la muncă în ultimele 3 zile de activitate și îl înrăiești. Îi oferi exact argumentul de care avea nevoie pentru a pleca cu inima acrită, dar împăcată cu decizia. În plus, toți prietenii și prietenii prietenilor vor afla cât de bun a fost el și cât de nerecunoscătoare a fost firma.

Și peste toate cele, toți angajații tăi se vor întreba ce se va întâmpla cu ei dacă va fi momentul ca ei înșiși să își continue cariera în altă parte. Încearcă să calculezi efectele acestui comportament pe termen lung… Mai ales în piața oamenilor de vânzări, unde informația circulă ca vântul și ca gândul.

Dar dacă demisionarul a fost de rea credință, ți-a înșelat încrederea sau chiar mai rău (comportament imoral si ilegal)? Atunci fă-i zile negre la plecare, in limitele legii si bunului simt si asigură-te că toată lumea știe și înțelege despre ce e vorba. Fă astfel încât să nu fie o vendetă personală, ci o acțiune de epurare inițiată și susținută de întreaga organizație. Inclusiv de ceilalți colegi din vânzări.

de Marius Popescu

ISO 9001 – Decizia de implementare

Implementarea unui sistem de calitate. Un sistem de calitate conform standardului european; si certificat ISO 9001:2000. Este un atu demn de luat in seamna in comertul european si o cerinta indispensabila pentru companiile care doresc sa participe la licitatii. Ar trebui sa reprezinte si un atu concurential important. Este unul din cele mai amintite elemente atunci cand vorbim de adaptarea companiilor romanesti la mediul economic comunitar.

Dar pentru a beneficia de rezultatele implementarii unui sistem de management al calitatii, trebuie inteles exact ce este si mai ales ce nu este un astfel de sistem. In Romania, din pacate, majoritatea implementarilor se fac avand in vedere motive pur comerciale (o licitatie, un client extern etc.), fara a tine cont de nevoile reale de organizare si de calitate ale companiei. Tinta este documentul de certificare, nu calitatea. Rezultatul este de cele mai multe ori un dosar gros cu documente (MQ, POP, PSMQ si alte acronime) pe care nu le intelege si nu le aplica nimeni; si pentru ca sistemul certificat nu are nimic a face cu sistemul real dupa care functioneaza compania, dosarul este sters de praf doar o data la 2 ani, cu ocazia auditurilor de confirmare sau recertificare…

Si este si firesc sa fim speriati de auditul de recertificare, pentru ca este foarte mare probabilitatea ca cineva sa isi dea seama ca sistemul atat de atent planificat de noi este paralel cu activitatea firmei. Si atunci pierdem certificarea. Si nu mai putem participa la licitatii. „Din fericire” auditorii sunt atat de obisnuiti cu astfel de situatii incat toata procedura este redusa la cateva elemente de figuratie din care toata lumea „trebuie sa iasa bine”.

Dar pana la urma cum ar trebui sa se ia decizia de implementare a unui sistem de calitate? Care ar trebui sa fie motivele care sa stea la baza implementarii unui astfel de sistem? Cand avem cu adevarat nevoie de un sistem de management al calitatii si cand acesta trebuie sa fie certificat ISO 9001?

Ce este managementul sistemului calitatii: este un sistem rigid, bazat pe procedurarea tuturor activitatilor companiei; isi propune evitarea comportamentelor aleatorii la nivel de companie si porneste de la premiza reglementarii activitatii, in vederea reducerii la maxim a influentei subiective a utilizatorilor sistemului. Bine implementat si utilizat, asigura un nivel de calitate constant al prestatiei companiei (fie ca e vorba de produse sau de servicii). Modificarea in vederea perfectionarii sistemului se face periodic, pornind de la feedback-ul clientilor sau de la analizele managementului / audituri de sistem etc. Este o garantie a organizarii pe care majoritatea companiilor europene o solicita in vederea acceptarii ca furnizr (si un document devenit indispensabil in cazul participarii la licitatii publice).

Ce nu este managementul sistemului calitatii: implementarea unui sistem de management al calitatii nu asigura implicit si calitatea produselor sau serviciilor companiei; asigura doar ca prestatia companiei ofera nivelul de calitate dorit de management (care poate sa nu aiba legatura cu cerintele pietei, desi feedback-ul de la clienti este un element important din sistem). ISO 9001 nu spune cum sa iti organizezi compania, implementarea acestui sistem de management al calitatii presupune existenta unui sistem intern de organizare. Standardul european poate doar sa ia sistemul de organizare actual si sa il reglementeze dupa niste principii general acceptate, standardizandu-l. ISO 9001 nu simplifica lucrurile, ci le ingreuneaza si le rigidizeaza. Nu este ieftin, consumand foarte multe resurse cu o implementare corecta si mai ales cu eforturile de intretinere a sistemului.

Cateva intrebari pe care sa ni le punem inainte de orice in luarea deciziei de implementare a unui sistem de management al calitatii:

  1. Motivatia de implementare ISO 9001 deriva din preocuparea pentru calitatea produselor si serviciilor companiei sau din faptul ca avem nevoie de un sistem certificat in relatiile comerciale?
  2. Stim exact ce inseamna ISO 9001 si suntem suficient de motivati incat sa implementam corect un astfel de sistem, stiind ca probabil costurile estimate initial (bani si timp) se vor dubla sau chiar tripla pe parcursul implementarii?
  3. Care sunt plusurile si minusurile implementarii? Are firma cu adevarat nevoie de un sistem certificat ISO 9001? Care este perspectiva de crestere a afacerii in cazul implementarii unui sistem de management al calitatii?
  4. Cati angajati are compania si care este numarul de procese identificate? Care este raportul Procese/Angajat?
  5. Cate din procesele identificate la nivel de companie au grad mare de repetitivitate?
  6. Cat de bine organizat este sistemul actual? Compania are un sistem de proceduri pe care sa se bazeze activitatea?
  7. Care sunt sansele ca sistemul de management al calitatii sa fie proiectat incompatibil cu sisteme utilizate astazi de catre companie? Sistemul informatic, de exemplu (ERP). Care ar putea fi costurile de armonizare a celorlalte sisteme?
  8. Exista resursele necesare proiectarii sistemului? Consultantul ISO va face doar recomandari de adaptare si implementare, rareori se va putea implica in functionarea efectiva a firmei. Este nevoie de un project manager din partea companiei care sa aiba foarte mult timp la dispozitie si de sefi de compartimente extrem de abili, de motivati si dispusi sa investeasca in organizarea companiei. Daca nu dispunem de asta, vom fi nevoiti ca pentru o implementare corecta sa apelam la o companie de consultanta organizationala in paralel cu consultanta ISO – ceea ce va creste semnificativ costurile, desigur.
  9. Avem la dispozitie resursele necesare implementarii? Educarii si indrumarii oamenilor in utilizarea sistemului?
  10. Exista resursele necesare pentru a mentine un sistem functional? Organizarea pe compartimente a firmei mele poate suporta in mod real birocratia unui sistem conform cu ISO 9001?