Am organizat saptamana trecuta un eveniment de 3 zile la Bran (training de vanzari combinat cu team building). 30 de agenti de vanzari, 7 manageri de vanzari si 5 oameni de suport / training / organizare.

Orice intalnire cu mai mult de 2 participanti presupune un efort important de organizare, iar faptul ca ai de-a face cu oameni din vanzari complica lucrurile. Pretentii ridicate, scepticism, opinii puternice vociferate fara paravan si argumentate pana in panzele albe… Daca faci lucrurile gresit poti transforma usor o intalnire motivanta si in care ar trebui impartasite informatii valoroase intr-un dezastru.

Totul trebuie organizat cu atentie si cu buget de criza. Am sintetizat ideile de la care am pornit organizarea si la care am adaugat feedback-ul cules in timpul evenimentului si dupa eveniment. 10 reguli de baza in organizare deci:

1. Incearca sa gasesti resursele necesare organizarii in propria companie, din cateva motive: controlezi bugetul si economisesti bani; angajatii companiei vor sti cel mai bine ce au de facut in context; motivezi oameni – pentru ca organizarea unui astfel de eveniment este o provocare pentru oricine si vei gasi imediat voluntari in propria ograda. Organizeaza intalniri scurte zilnice cu oamenii implicati in organizare si asigura-te ca fiecare isi cunoaste responsabilitatile si ca se achita de ele la timp. Nimeni nu are voie sa greseasca.

2. Alege bine perioada evenimentului. Incearca sa eviti perioadele de sezon turistic. Vei putea sa iti alegi locatia si sa negociezi preturile. De asemenea, ia in calcul scoaterea oamenilor de vanzari de pe zone – incearca sa minimizezi impactul negativ asupra vanzarii efective, utilizand zile de weekend.

3. Alege cu atentie locatia evenimentului. Nivelul de confort al locatiei poate fi ales in functie de tematica intalnirii si de marimea bugetului. O locatie izolata va face ca oamenii sa isi petreaca tot timpul impreuna si sa nu aiba variante externe de distractie; o locatie din centrul orasului va duce inevitabil la pierderea noptilor prin baruri si cluburi. Oricum ar fi, asigura-te de disponibilitatea salilor de conferinte. Este neplacut sa afli in dimineata evenimentului ca sala a fost de fapt ocupata de altcineva si ca trebuie sa te inghesui in garsoniera sau sa reamenajezi sala de forta…

4. Negociaza aprig la cazare, dar nu negocia la mancare. Poti obtine cu usurinta un discount de 50% la cazare fara a afecta calitatea evenimentului; nu se pot scoate paturile din camera si nimeni nu va schimba televizoarele doar pentru ca platesti mai putin ca ceilalti clienti.

5. Alege un meniu generos, dar fara specialitati. Oricum nu ii vei multumi pe toti, insa e mai putin probabil sa ai nemultumiti daca pui pe masa friptura cu cartofi prajiti decat daca alegi meniul frantuzesc cu branza Roquefort. In plus, insista sa mananci tu un meniu standard inainte de a semna contractul. Eviti neintelegerile ulterioare legate de cantarul din bucatarie… Nu te zgarci niciodata la elementele de confort: apa minerala, cafea etc.

6. Fa informarea evenimentului in companie astfel incat sa elimini orice semne de intrebare. Care este tema intalnirii? Cine partcipa? Cu ce se deplaseaza? La ce ora trebuie sa ajunga? Care este programul pe ore? Care este vestimentatia dorita? Sunt actiuni speciale care solicita echipament special? (daca planuiesti un paintball in zapada, oamenii ar trebui sa stie sa isi aduca sosete de lana) E nevoie de alte pregatiri speciale din partea participantilor? Sunt programate alte activitati in paralel? (reparatii ale masinilor, inscriptionari, livrari de marfa etc.)

7. Asigura-te ca informarea despre eveniment e trimisa la timp. Sunt oameni de vanzari, e posibil sa fie pe teren toata saptamana. Informarea trebuie sa fie trimisa cu cel putin o saptamana inainte de inceperea evenimentului (macar un weekend intre informare si eveniment) – si dublata cu cate un telefon catre coordonatorii echipelor de vanzari.

8. Receptia si prima intalnire sunt esentiale in desfasurarea evenimentului. Asigura-te ca ai un om de incredere la receptie, care stie deja impartirea pe camere. De asemenea, e important ca fiecare sa primeasca la receptie macar cate un ecuson si o mapa cu detalii complete si actualizate despre eveniment. Asigura-te ca toata lumea intelege cum gaseste salile de intalnire si stabileste regulile de baza ale intalnirilor. Indiferent de eveniment, in prima seara aduna-i pe toti intr-o activitate relaxanta unde sa aiba sansa se cunoasca intre ei (sau sa se recunoasca).

9. Alege cu atentie oamenii care vor face prezentarile sau care vor modera discutiile. Evita trainerii fara experienta directa in vanzari sau care nu se informeaza inainte de eveniment de realitatile companiei tale. Agentii de vanzari vor respinge orice informatie venita din partea unui om care nu e confirmat ca fiind conectat la realitatile din teren. Si e foate usor sa iti pierzi credibilitatea. E de preferat sa ai un „dinozaur” cu 10 ani experienta de vanzari in firma care sa modereze discutiile decat un trainer „standard” de 20 de ani.

10. Promoveaza comunicarea in locul prezentarii. Ori de cate ori ai ocazia, evita prezentarile rigide. Evita PowerPoint-ul si evita incercarea de a oferi solutii directe echipei de vanzari. Incurajeaza mai degraba dialogul si impartasirea experientelor pozitive intre ei. Ridica probleme si asteapta solutiile de la ei, nu invers. Modereaza, nu impune continutul discutiei. Solutiile identificate si verificate in cadrul echipei vor fi mult mai eficiente si mai usor de implementat decat orice opinii magice ale „alora de la birouri”, care de obicei „nu inteleg nimic despre dificultatile cu care ne confruntam noi, pe teren”.

Succes!